群众通过书信、电子邮件等形式向信访部门反映问题，是表达心声的重要方式，我们非常欢迎，也有责任和义务办理好每一件来信，帮助群众解决所反映的实际问题。但在具体过程中，我们发现不少来信存在以下几个问题：
1、有的信件字迹潦草，使用自造简化字，签名龙飞凤舞，让人难以辨认,看不懂反映什么问题。
2、有的信件长篇大论、洋洋洒洒几十页却不知所云，无实际内容。
3、有的来信用病历纸、作业纸或报纸，甚至正反两面都写，字迹混乱不清，给装订、阅读造成困难。
4、有的来信地址不详，姓名不清，办信人员无法与其联系，承办单位也无法给予答复。
5、有的来信将内容写成诗或词等形式，不便综合汇报。
6、有的联名信没有注明联系人的姓名及联系方式，不便于办信人员沟通联系。
以上这些问题为我们带来了很多不必要的困难，增加了工作量，同时也不利于及时、有效地处理来信。因此，群众在给上级领导和信访部门写信反映问题时应力求做到以下几点：
1、来信要字迹工整，信访人自己不会写或写不好时，可以找人代写，有条件的最好打印。这是信访工作人员搞清楚信中反映问题的基础。尤其是写信人的单位或地址及姓名应写清楚。有电话的最好留下联系电话，这样便于办信人员于写信人联系。地址要写完整，应当有省、市、县、乡、村（街道），以及单位的全称。最好采用标题的形式把主要内容概括起来。
2、反映问题应以事实为依据，不夸大，也不缩小。有法律政策依据的写清楚哪条用款及内容，有其他证据的应一并附上。语言表达要简捷清楚，让人看后一目了然，一页纸能写明白的，绝不用两页。这样既节约写信人的成本，也节约工作人员的时间。
3、反映问题或提出意见和建议，应该一封信只反映一个问题或一类问题，且这些问题应属于市委、市政府及其各职能部门管辖处理。应由人大、法院、检察院受理或依法应通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的，应直接向有关机关写信反映。这类事项，根据《信访条例》规定，信访部门不予受理。